Datenschutzhinweise

Wer ist verantwortlich?

KTF-Berlin GmbH, Josef-Orlopp-Str. 101, 10365 Berlin, Telefon 030 794720-0, info@ktf-berlin.de. Vertreten durch Kai Friedrich, Oliver Känner und Dr. Matthias von Bodecker.

Ansprechpartner für den Datenschutz: Fabian Marx, datenschutz@ktf-berlin.de.

Worum geht es?

Das Lagersystem (lager.ktf-berlin.de) und die App „KTF Lager“ sind interne Werkzeuge der KTF-Berlin GmbH für Wareneingang, Lagerverwaltung, Kommissionierung und Lieferung an Bauvorhaben. Sie stehen nur Beschäftigten und ausgewählten Partnern mit eigenem Zugang offen.

Welche Daten verarbeiten wir?

• Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und das Passwort (nur verschlüsselt gespeichert, für niemanden lesbar).
• Buchungen: Wer wann welche Ware angenommen, eingelagert, umgelagert, gezählt, geliefert oder zurückgenommen hat. Diese Zuordnung steht auch auf Belegen wie Lieferschein und Wareneingangsbeleg.
• Anmeldung in der App: ein Zugangsschlüssel mit dem Gerätenamen (z. B. „Lager-App iPhone“), damit Sie angemeldet bleiben und sich einzelne Geräte abmelden lassen.
• Sitzungen im Webportal: IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkt der letzten Aktivität, solange Sie angemeldet sind.
• Technische Protokolle: Fehlermeldungen des Servers zur Fehlersuche.
• Lieferschein-Fotos: Fotografieren Sie in der App einen Lieferschein, speichern wir die Fotos und den daraus gelesenen Text. Auf Lieferscheinen stehen oft Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Lieferanten.

Was macht die App auf Ihrem Gerät?

• Kamera: nur, wenn Sie scannen, „Text lesen“ oder „Lieferschein fotografieren“ antippen. Barcodes und Text werden auf dem Gerät erkannt; diese Fotos werden nicht hochgeladen und nicht gespeichert. Nur Fotos von Lieferscheinen gehen an das Lagersystem (siehe „Wer bekommt die Daten?“).
• Fotos aus der Mediathek: nur, wenn Sie selbst eines auswählen – ebenfalls nur zur Texterkennung auf dem Gerät.
• Offline-Daten: Artikel, Bestände, Lagerplätze und zuletzt geladene Listen werden auf dem Gerät zwischengespeichert, damit Nachschlagen ohne Netz funktioniert. Beim Abmelden wird alles gelöscht.
• Der Zugangsschlüssel liegt im geschützten Speicher des Geräts (Schlüsselbund bzw. Keystore).
• Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Dienste, keine Standortdaten.

Wozu und auf welcher Grundlage?

Wir verarbeiten die Daten, um das Lager zu führen, Material nachvollziehbar Bauvorhaben zuzuordnen und Belege zu erstellen. Rechtsgrundlagen sind das Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren, sicheren Lagerführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Daten dienen nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter.

Wer bekommt die Daten?

Die Daten bleiben bei der KTF-Berlin GmbH. Zugriff haben nur Personen mit Zugang zum Lagersystem im Rahmen ihrer Rolle. Für Betrieb und Wartung des Systems setzen wir einen IT-Dienstleister ein, der an unsere Weisungen gebunden ist (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Auftraggeber erhalten Lieferscheine und Belege zu ihren Bauvorhaben.

Belegerkennung: Fotos von Lieferscheinen lässt das Lagersystem von einem KI-Modell (Claude von Anthropic) auslesen, das über Amazon Web Services (AWS Bedrock) in der Region Frankfurt betrieben wird. AWS verarbeitet die Fotos dort als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nur, um den Text zu lesen, und verwendet sie nicht zum Training. Die Fotos verlassen dabei die EU nicht.

Die App wird über Apple (App Store bzw. TestFlight) verteilt; für deren Nutzung gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple.

Wie lange speichern wir?

• Benutzerkonto: solange Sie Zugang haben; danach wird es deaktiviert bzw. gelöscht.
• Buchungen und Belege: entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre).
• App-Zugangsschlüssel: bis zum Abmelden oder bis der Zugang entzogen wird.
• Sitzungen und technische Protokolle: nur kurzfristig, in der Regel wenige Tage bis Wochen.
• Lieferschein-Fotos und der daraus gelesene Text: bis zur Löschung durch die KTF-Berlin GmbH, als Nachweis zum jeweiligen Wareneingang.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an datenschutz@ktf-berlin.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, in Berlin bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.